Pourquoi un outil Excel pour le suivi des temps de travail
Chaque outil que je livre part d'une vraie situation, d'un vrai problème voici l'histoire derrière celui-ci.
C'est un lundi matin de novembre que Marie m'a contacté. Co-fondatrice d'un cabinet de recrutement spécialisé dans les profils tech à Bordeaux, elle gère une équipe de 14 consultants en CDI et freelance. Son message était court, presque épuisé : « Je passe mes lundis matin à ressaisir les feuilles de temps de tout le monde. J'en ai marre. »
La réalité était encore plus lourde que ça. Chaque fin de mois, Marie envoyait un email collectif à ses 14 collaborateurs pour leur demander de remplir leur relevé d'heures et de le lui retourner. Résultat : certains oubliaient, d'autres renvoyaient des fichiers dans des formats différents, et certains avaient fait des erreurs de calcul. Elle passait ensuite son lundi à centraliser tout ça dans un seul Excel, recalculer les totaux à la main, et sortir un récap pour la facturation client.
Elle faisait ça depuis 3 ans. Et son expert-comptable venait de lui envoyer un courrier l'avertissant qu'il allait devoir augmenter ses honoraires si les données continuaient à arriver aussi décousues. C'est une collègue qui lui a parlé d'ASPECT. Elle m'a envoyé un message le soir même.
En 3 jours, je lui ai livré un outil Excel clé en main. Chaque collaborateur n'a plus qu'à saisir son heure de départ, son heure d'arrivée et une éventuelle pause le reste se calcule tout seul. Un calendrier mensuel interactif affiche automatiquement les journées en vert (≥ 7h), orange (4h–7h) ou rouge (< 4h). Les totaux hebdomadaires et le total mensuel s'affichent en temps réel. Et changer d'année ? Un seul chiffre à modifier tout le calendrier se repositionne automatiquement.